Suppression des données

Guimauve détient deux sortes de données personnelles, et la procédure diffère :

• Les données des prospects : les personnes qui ont échangé avec une entreprise cliente de Guimauve, cliqué sur un de ses liens ou rempli un de ses formulaires. Guimauve les traite pour le compte de cette entreprise, qui en est responsable.
• Les données des utilisateurs : les personnes qui ont un compte Guimauve (propriétaires, managers, setters, closers). Guimauve en est responsable directement.

Le plus court est de vous adresser à cette entreprise : c'est elle qui décide de vos données, et son propriétaire dispose dans Guimauve d'un bouton d'effacement sur votre dossier. L'effacement est immédiat et journalisé.

Vous pouvez aussi écrire directement à Guimauve, à [[EMAIL_CONTACT]], en indiquant l'entreprise concernée et l'identifiant sous lequel vous avez échangé : nom de compte Instagram, adresse e-mail ou numéro de téléphone. Nous transmettons la demande à l'entreprise et nous assurons qu'elle est exécutée. Nous ne demandons jamais de pièce d'identité pour un effacement : l'identifiant que vous donnez suffit à retrouver le dossier, et effacer un dossier ne peut nuire à personne.

Guimauve demande à Meta l'accès à la messagerie Instagram des comptes professionnels de ses clients, pour recevoir les messages que vous leur envoyez et leur permettre d'y répondre depuis Guimauve. Tant que cet accès n'est pas approuvé, Guimauve ne reçoit aucune donnée d'Instagram.

Quand il le sera, les données reçues par ce canal (vos messages, votre nom de compte, les pièces jointes) seront rattachées au dossier de prospect que l'entreprise tient sur vous, et suivront exactement la procédure de la section 2 : l'effacement du dossier retire le contenu de chaque message, l'identifiant du fil de conversation et votre nom de compte. Aucune donnée reçue d'Instagram ne subsiste ailleurs que dans ce dossier.

Guimauve n'utilise pas la connexion Facebook ou Instagram comme moyen de s'inscrire : il n'y a donc pas de compte Guimauve à supprimer de ce fait.

• Supprimer une organisation entière : dans Réglages, le propriétaire de l'organisation, en session avec second facteur, peut la supprimer. Tout ce qu'elle contient part avec elle : membres, réglages, étapes, leads, conversations, événements, liens, invitations, paiements, commissions, clés d'API. Le journal d'audit garde une ligne datée disant qu'une organisation a été supprimée, sans son contenu.
• Supprimer votre compte : écrivez à [[EMAIL_CONTACT]] depuis l'adresse du compte. Si vous êtes le dernier propriétaire d'une organisation, supprimez-la d'abord ou transmettez-la : un compte ne peut pas laisser une organisation sans propriétaire. Le compte et son profil sont ensuite supprimés ; vos actions passées restent dans le journal d'audit des organisations concernées, pendant douze mois au plus, sous votre seul identifiant technique.

L'effacement d'un dossier de prospect est exécuté par une seule fonction de la base de données, erase_lead, réservée au propriétaire de l'organisation en session avec second facteur, et inscrite au journal d'audit. Elle fait, dans l'ordre :

• Le contenu personnel de chaque événement du dossier est retiré : texte des messages, adresses, numéros, noms, adresses IP tronquées, agents utilisateurs, notes. L'événement garde sa nature, sa date et son origine, pour que les statistiques de l'entreprise ne changent pas.
• La conversation perd son identifiant chez le canal (le fil Instagram).
• Le dossier lui-même est vidé : nom de compte Instagram, identifiant Instagram, adresse e-mail, téléphone, nom affiché, étiquettes. Il reste une ligne datée « effacé », sans identité.
• Les paiements rattachés au dossier perdent l'adresse et le nom du payeur. Le montant, la date et l'identifiant de transaction restent : ce sont des écritures comptables que l'entreprise doit conserver.

Cet effacement est vérifié par un test automatique qui recherche ensuite l'adresse, le nom de compte, le téléphone, le nom et un extrait de message dans toutes les colonnes de toutes les tables, et n'en trouve aucune trace.

• Un dossier de prospect sans activité depuis trente-six mois est effacé de la même façon, chaque nuit. L'entreprise peut raccourcir ce délai jusqu'à trente jours.
• Le contenu personnel des événements est retiré à l'échéance de sa rétention : treize mois pour les clics et les pages vues, vingt-quatre mois pour les messages, brouillons, notes et formulaires, trente-six mois pour le reste.
• Le journal d'audit est purgé au-delà de douze mois.
• Une invitation non acceptée expire après sept jours.

Les durées complètes sont dans la politique de confidentialité.

Une demande reçue par e-mail est traitée dans le délai d'un mois prévu par le règlement général sur la protection des données, et en pratique bien avant. Vous recevez une confirmation écrite une fois la suppression exécutée. Si nous ne pouvons pas donner suite, par exemple parce qu'aucun dossier ne correspond à l'identifiant donné, nous vous le disons, avec la raison.